Réunion ASI labo du 15/11/2013

• Durée : 10h00 - 12h00
• Lieu : Visioconf
• Ordre du jour :
  1. Présentation de chacun des membres et de son expérience en termes de SI.
  2. Echanges sur les objectifs du groupe.
  3. Fonctionnement envisagé du groupe (périodicité des télé-réunions, échanges par mail, mise à jour de la page devlog, etc.)
  4. Contenu du prochain mail à envoyer sur la liste SI-labo_Echanges
• Présents par visio : : Danielle AVINENS, Patrice CACCIUTTOLO, Dominique CARON, Jean-Marc LARRÉ, Kheira SAHLI

Depuis au moins 2 ans, le groupe s'est réservé en attendant les décisions et propositions aux laboratoires venant de la création de la DSI du CNRS. Dernièrement, Kheira et Patrice ont repris l'animation du groupe et trouvé plusieurs nouvelles bonnes volontés pour faire vivre les nouvelles idées.

Dans un premier temps, chacun se présente dans sa volonté de faire progresser le SI de laboratoire.

Kheira est Administratrice en Système Information au LMGC (100 personnes, à Montpellier) ayant pour discipline la Mécanique. L'unité a 2 tutelles : l'université Montpellier II et le CNRS.

Sa mission actuelle est de faire le bilan de l'existant pour concevoir un système d'information du laboratoire plus structuré et centralisé. Elle travaille par ailleurs en collaboration avec les services SI du LIRMM (400p) et de l'IES (100p) dans le cadre des réflexions menées autour des SI pour le futur Campus Henri Pitot à Montpellier (rapprochement des 3 unités en juin 2014).

Patrice est responsable d'un service de traitement de l'information au LEST (100p) à Aix en Provence. De son expérience au sein de la DGA (Délégation Générale pour l'Armement) du ministère de la défense, il conserve une vision horizontale et une observation proactive des besoins qui s'expriment parfois de façon implicite.

Son laboratoire a voulu se doter d'un intranet juste pour accéder à des documents administratifs. Il a conçu Extr@Lest, un extranet de laboratoire, application web, destiné à centraliser/partager des informations de gestion ou de fonctionnement.

Danielle succède depuis 8 mois au responsable du service informatique du CEFE qui est parti à la retraite. Elle est ASR (Administratrice Système et Réseaux) au CEFE (350 p), situé sur le campus de la DR13, à Montpellier. Le CEFE a 7 tutelles !

Elle a eu une implication SI après une formation de management des SI. Sollicitée par le Directeur adjoint, elle fait un audit sur le CEFE :

• forte complexité sur la gestion ;
• centralisation des comptes AD+LDAP ;
• leur Messagerie Outlook+Exchange permet d'envisager de passer en cnrs.fr (fourni par la DSI).

Jean-Marc travaille dans l’équipe informatique (23p) du LAAS (700p), à Toulouse. Il s’occupe du SI avec des personnels non permanents depuis 4-5 ans. Il participe au groupe de travail AGATE. Il est également co-responsable de la thématique SI de Plume et tente de la faire avancer.

Il veille sur la tendance à l’informatique décisionnelle et voudrait pouvoir extraire des données là où elles sont. Il souhaite qu'on soit force de propositions et qu'on s’insère dans les groupes qui vont bien.

Dominique travaille dans un labo de Physique, le Laboratoire Charles Coulomb (250p), à Montpellier. Leur SI est basé sur AIGLe dont il est le concepteur et le développeur. Il semble qu'au L2C il y ait consensus pour avancer qu'AIGLe permet de gérer les absences de l'ensemble des personnels quelque soit leur organisme d'appartenance contrairement aux outils AGATE (CNRS) / ADHOC (UM2). Il a participé aux benchmarks des applications proposées pour servir de socle à CAPLAB.

Il milite pour un Système d'Information Collaboratif (SIC), pour que les applications proposées aux unités soient d'abord conçues pour les agents (Chercheurs, Enseignants/Chercheurs, ITA, etc…) auxquels les applications doivent avant tout proposer des services. Il faut penser le SI de manière à faciliter les saisies et rendre les applications interopérables entre elles et avec les autres SI (tutelles notamment). L'utilisateur doit recevoir un service en échange de l'information qu'il fournit, c'est au SI d'être au service des agents et non l'inverse. Il faut prendre exemple sur les réseaux sociaux qui montrent comment, en apportant un service à l'utilisateur, le SI apporte des renseignements pertinents sur cet utilisateur, les informations les plus sensibles pouvant être éventuellement validées selon un “workflow” pertinent.

Nous décrivons les problématiques tutellaires (ex. AGATE et ADHOC non intéropérables) et le souci d'adhésion des utilisateurs/contributeurs au SI de laboratoire. Le CINECA italien est cité en exemple sur ses réalisations proches de ce que souhaite le chercheur. On parle d'informations collectives, voire de processus collaboratifs intra-labo, mais aussi peri-labo, qui font souvent intervenir des informations, acteurs, processus externes. La plate-forme HAL est évoquée notamment à ce sujet.

Nous échangeons à propos de ZENTO (outil destiné à génèrer automatiquement les statistiques concernant les personnels, les camemberts / histogrammes etc. à partir de LABINTEL en temps réel). Puis, nous évoquons CAPLAB et son concurrent direct, OLGA (1 des 4 applications constituant le projet GINA), dont l’échelle est l’université. CAPLAB devrait être mis à disposition des unités pilotes fin 2014 début 2015 (Montpellier II doit être pilote). OLGA pourrait entrer en production dans une unité de Montpellier II (Laboratoire Charles Coulomb) début 2014.

Nous regrettons le manque d'informations sur les projets à venir par les organismes (à destination des acteurs locaux (nous) et entre eux) et proposons que la liste SI-labo_Echanges soit aussi un lieu pour partager la moindre information sur ces sujets.

Nous nous mettons d'accord sur la nécessité de rassembler les idées de nos collègues qui vivent comme nous au sein d'unités de recherche, notamment à travers l'animation de la liste SI-labo_Echanges.

Il nous parait utile de devenir force de propositions pour donner la vision de l‘unité. Pour cela, il faudrait être vus comme une interface entre les laboratoires et les directions (DSI, DRH, Tutelles…) qui imposent leurs applications et leurs modalités de saisie sans ouvrir leurs données à des besoins et applications locaux.

Le groupe doit également porter sa réflexion sur les freins relatifs à la structuration d'un SI de laboratoire :

• Applications existantes visant à conserver des informations sur des disques non partagés (Endnote, Outlook) ;
• Résistance de l'humain au changement, surtout si on ne lui propose pas un service en échange;
• Non intégration des pages perso ou CVs dans le service web institutionnel de l'unité ou l'institution ;
• Multiplicité des saisies, des entrées, des mdp ;
• Imposition d’outils qui arrivent sans prévenir SIRHUS, AGATE, CAPLAB. Il s'agirait en fait d'un gros défaut de communications des tutelles entre elles et vers les labos et leurs agents.
• Versatilité des procédures et textes administratifs/techniques qui sous-tendent l'architecture SI ;
• Conservation du pouvoir par les entités qui éditent/imposent leurs applications ;
• En plus des applications et bases de données, ce sont les référentiels qui diffèrent en fonction des institutions ;
• Des spécificités peuvent apparaitre dans les unités dépendant de ZRR (Zone à Régime Restrictif - on pourra noter que le site du fonctionnaire de défense http://www.dgdr.cnrs.fr/FSD/ est en complète refonte) ;
• …

Le groupe de coordination ne souhaite plus que l'objectif principal soit lié à une réflexion sur des applications existantes comme ossature d'un prochain SI de laboratoire, comme c'était le cas avec le groupe initial. Du coup, le rattachement de nos pages web sur DevLog ne semble plus opportun et nous fait perdre en lisibilité.

Nous continuerons les réunions physiques par visio à raison approximativement d'une par trimestre, selon l'actualité. Par ailleurs, nous continuerons les discussions de détail par mel, à travers la liste SI-labo qui réunit les actuels 5 membres du groupe de coordination.

On constate une “forte sur-représentation du Sud” de la France dans le groupe de coordination. Nous souhaitons la possibilité de l'ouvrir à d'autres collègues, avec la préoccupation d'un groupe plus représentatif.

La question est posée d’intégrer d’autres périmètres professionnels au groupe ou à la liste d’échanges, comme les secrétaires généraux, gestionnaires… Mais le groupe s'y oppose. Le SI est une question d'informatique.

La page DevLog sera remise à jour temporairement, en attendant que nous trouvions un point d'accueil plus pertinent de notre groupe et de son affichage web. Nous allons réfléchir du côté de la MRCT, RESINFO, ….

Le contenu du prochain mail sera élaboré par échanges de mail sur la liste du groupe de travail et envoyé dès que possible.

La prochaine réunion sera fixée début 2014 par un doodle.