1. CPO2019 : Comité Permanent d'Organisation
2. CLO2019 : Comité Local d'Organisation
3. CP2019 : Comité de Programme

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Communication

Sponsors

Retroplanning Feuille de route

Agenda préparatoire

• Une jounée type:

8H30 arrivée des organisateurs 8H40 ouverture de l'accueil 9h00 debut sessions 12h30 fin de session

• Pause midi

!! 1h30 pour aller au resto, dejeuner, revenir prendre le café!! COMBIEN DE TEMPS METTONS nous pour aller a pied de la fac au resto Si c'est 30 minutes, si on attends 20 minutes, il reste 10 minutes pour manger…. pas possible. ATTENTION au temps passé au contrôle

• 14h debut session apres-midi

17h30 fin session apres-midi

• 17h30-18h30 animations: tour d'horizon 1er jour,

• 19h00 sortie des gens

on voit qu'il va etre difficile d'evacuer tout le monde avant 19h00.

• Que peut-on faire?

- mettre la degustation de vin le jeudi soir? - le premier jour a la place de la degustation de vin , demander un welcome a la mairie pour les organisateur - intervenants au Fort - conserve-t-on le spectacle le jeudi ou le mercredi? et à quelle heure? @vincent ou en sont les négociations avec le théatre?

Affiche

tarifsParticipants

tarifsponsoring

Contenus

• Hébergements

• logistique

• reseau

• Locaux

• PUMA

• intervenants
• besoins matériels

Voici un ébauche de processus. Pour plus d'information se référer au rétroplanning ci-dessous.

• Recherche de sponsors
• Développement /adaptation du logiciel de gestion des flux
• Construction du programme, recherche d'intervenants
• Recherche d'un événement social
• Recherche des devis
• Communication: Affiche, Jeu concours, vitrine des livres des intervenants
• Réservation des hébergements - Hébergements & intervenants
• Lancement des missions et attribution des logements aux intervenants - organisateurs
• Lancement de l'appel à poster posters

• Envoi des inscriptions avec badges et parcours pédaggique sélectionnés:
• Reprographie
• Edition des livrets (livrets)
• Briefing des intervenants (mise en ligne des présentations, accueil, génération de contenus -enregistrement podcast)
• Réception du matériel (réception matériel) (livraisons)
• Réception des posters posters
• Mise en exploitation du système
• Réservation des tickets - Transport des participants
• Préparation des ressources informatiques : Réseaux, logistique ateliers, GT, retransmissions, connexions
• Enregistrement, gestion des participants (limesurvey, azurcolloque)
• Tests du logiciels de gestion des flux (cf. tests de recette)
• Arrêt des quantités pour les repas et pauses café ( - Restauration(buffet))

ça sera le lundi 3 juillet 2017

• Réception des prêts des laboratoires locaux (vidéo-projecteurs, rallonges, …)
• Accueil de la retransmission. Parking du camion. (Captation/Retransmission)
• Installation de l'accueil
• Affichage des salles
• Test du système de logistique
• Tests des ressources informatiques: Réseaux, logistique ateliers, GT, retransmissions, connexions
• Enregistrement, gestion des participants
• Transfert des données du systèmes d'enregistrement, du descriptif du programme (répartition des salles) dans le système de gestion du “programme”

Du mardi 4 juillet au vendredi 7 midi La logistique (cf. détail sur lapage du CLO )

• Accueil des participants
• Accueil des intervenants, Droit à l'image - Briefing des intervenants
• Hotline réseau
• PC: accueil, redirection entre actions
• Suivi de la prestation Restauration(buffet)
• Evenement social et animation mini festival d'art numérique : Gala le mercredi soir et animation (openhardware)
• Suivi de la retransmission / captation
• Suivi de l'acqusition des postcasts

Vendredi après-midi

• Restitution du matériel
• Remise en état des locaux
• Départ de la retransmission

• Récupération des présentations, des contenus
• Mise à jour du site de l'événement
• Evaluation à chaud auprès des participants
• Bilans

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