Espace de travail des comités des JDEV2019

Espace de travail JDEV2019¹⁾

Espace de travail des comités des JDEV2019

Communication

Retroplanning Feuille de route

agenda

Agenda préparatoire

Une jounée type:

8H30 arrivée des organisateurs 8H40 ouverture de l'accueil 9h00 debut sessions 12h30 fin de session

Pause midi

!! 1h30 pour aller au resto, dejeuner, revenir prendre le café!! COMBIEN DE TEMPS METTONS nous pour aller a pied de la fac au resto Si c'est 30 minutes, si on attends 20 minutes, il reste 10 minutes pour manger…. pas possible. ATTENTION au temps passé au contrôle

14h debut session apres-midi

17h30 fin session apres-midi

17h30-18h30 animations: tour d'horizon 1er jour,

19h00 sortie des gens

on voit qu'il va etre difficile d'evacuer tout le monde avant 19h00.

Que peut-on faire?

- mettre la degustation de vin le jeudi soir? - le premier jour a la place de la degustation de vin , demander un welcome a la mairie pour les organisateur - intervenants au Fort - conserve-t-on le spectacle le jeudi ou le mercredi? et à quelle heure? @vincent ou en sont les négociations avec le théatre?

Hébergements

Logistique

logistique

Réseau

reseau

Locaux

Locaux

PUMA

PUMA

Recherche de sponsors
Développement /adaptation du logiciel de gestion des flux
Construction du programme, recherche d'intervenants
Recherche d'un événement social
Recherche des devis
Communication: Affiche, Jeu concours, vitrine des livres des intervenants
Réservation des hébergements - Hébergements & intervenants
Lancement des missions et attribution des logements aux intervenants - organisateurs
Lancement de l'appel à poster posters

Avant J-15

Envoi des inscriptions avec badges et parcours pédaggique sélectionnés:
Reprographie
Edition des livrets (livrets)
Briefing des intervenants (mise en ligne des présentations, accueil, génération de contenus -enregistrement podcast)
Réception du matériel (réception matériel) (livraisons)
Réception des posters posters
Mise en exploitation du système
Réservation des tickets - Transport des participants
Préparation des ressources informatiques : Réseaux, logistique ateliers, GT, retransmissions, connexions
Enregistrement, gestion des participants (limesurvey, azurcolloque)
Tests du logiciels de gestion des flux (cf. tests de recette)
Arrêt des quantités pour les repas et pauses café ( - Restauration(buffet))

Avant J-1

ça sera le lundi 3 juillet 2017

Réception des prêts des laboratoires locaux (vidéo-projecteurs, rallonges, …)
Accueil de la retransmission. Parking du camion. (Captation/Retransmission)
Installation de l'accueil
Affichage des salles
Test du système de logistique
Tests des ressources informatiques: Réseaux, logistique ateliers, GT, retransmissions, connexions
Enregistrement, gestion des participants
Transfert des données du systèmes d'enregistrement, du descriptif du programme (répartition des salles) dans le système de gestion du “programme”

Pendant

Du mardi 4 juillet au vendredi 7 midi La logistique (cf. détail sur lapage du CLO )

Accueil des participants
Accueil des intervenants, Droit à l'image - Briefing des intervenants
Hotline réseau
PC: accueil, redirection entre actions
Suivi de la prestation Restauration(buffet)
Evenement social et animation mini festival d'art numérique : Gala le mercredi soir et animation (openhardware)
Suivi de la retransmission / captation
Suivi de l'acqusition des postcasts

Après J

Vendredi après-midi

Restitution du matériel
Remise en état des locaux
Départ de la retransmission

Après

Récupération des présentations, des contenus
Mise à jour du site de l'événement
Evaluation à chaud auprès des participants
Bilans